Hybrides Projektmanagement in der öffentlichen Verwaltung

▶️ Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

In der öffentlichen Verwaltung können Projekte oft sowohl kompliziert als auch komplex sein und sich während des Prozesses ändern. Hybrides Projekt-Management ermöglicht die Flexibilität, verschiedene Methoden und Ansätze zu kombinieren (wie z.B. traditionelles Projekt-Management & Scrum), was es einfacher macht, adäquat auf sich ändernde Anforderungen und Rahmenbedingungen zu reagieren.

▶️ Kunden- bzw. Bürgerorientierung

Agile Methoden sorgen für die kontinuierliche Entwicklung von konkreten (Teil-)Ergebnissen und ermöglichen eine frühzeitige Einbindung der Bürger. Hybrides Projekt-Management kann diese Kundenorientierung mit der Stabilität traditioneller Ansätze kombinieren

▶️ Risikominimierung

Die öffentliche Verwaltung ist oft mit hohen Risiken und strengen Vorschriften konfrontiert.
Hybrides Projekt-Management ermöglicht es, Risiken besser zu managen, indem es die Stärken verschiedener Methoden nutzt, um Risiken zu identifizieren und zu mindern, bevor sie zu größeren Problemen werden.

▶️ Effizienzsteigerung

Hybride Ansätze ermöglichen es, bewährte Praktiken aus verschiedenen Methoden zu nutzen, was zu einer effektiveren und wirtschaftlichen Projektabwicklung führen kann. Dies ist besonders relevant, wenn gezielt bestimmte Projektphasen besser durch agile Methoden und andere Projektphasen durch traditionelle Ansätze unterstützt werden.

▶️ Transparente Kommunikation

In der öffentlichen Verwaltung ist eine klare und transparente Kommunikation unerlässlich. Hybrides Projekt-Management fördert die regelmäßige Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Interessengruppen bzw. Stakeholdern, was zu besserem Verständnis und größerer Akzeptanz führt. Hinzu kommt, dass sich in der öffentlichen Verwaltung die Umsetzung eines rein agilen Projekt-Managements mit Scrum oft sehr schwierig gestaltet. Besondere Herausforderungen sind hier vor allem striktere Vorschriften und Regularien, langsame Entscheidungsprozesse aufgrund der institutionalisierten und hierarchischen Strukturen, Risikoaversion und ausgeprägtem Sicherheitsdenken.

Aus diesen genannten Gründen ist ein moderner hybrider Projekt-Management-Ansatz für die öffentliche Verwaltung ideal, der agile Elemente in bestehende Strukturen integriert und so Flexibilität ermöglicht, ohne die Stabilität und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu gefährden.

▶️ Dieses 3-tägige Online-Seminar erklärt zunächst die Anwendungsbereiche, Unterschiede und Vorteile aber auch Potenziale der beiden Ansätze. Somit erhalten unsere Teilnehmenden einen ersten Überblick über traditionelle und agile Projekt-Management-Ansätze.

▶️ Der Schwerpunkt des Seminars ist es anschließend aufzuzeigen, wie man die Elemente des traditionellen und die Elemente des agilen Projekt-Managements – je nach Komplexität des Projekts – sinnvoll zusammen kombinieren kann, so dass ein effektives und effizientes hybrides Projekt-Management erfolgt.

▶️ Bei der Anwendung hybrider Ansätze ist es wichtig, die spezifischen Anforderungen und Charakteristiken des Projekts genau zu berücksichtigen, um die Vorteile beider Ansätze optimal zu nutzen.

Inhalte

Traditionelles Projektmanagement (Tag 1)

• Relevante Rollen und Phasen im Rahmen des traditionellen Projektmanagements.
• SMARTE Projektziele und Auftragsklärung.
• Stakeholder Analysen sowie Projekt-Matrix (Chancen, Risiken, Ressourcen, Motivation bzw. Bereitschaft).
• Projektplanung: Projektstrukturplan (PSP), Zeit- und Ablaufplanung (Gantt-Diagramm), Ressourcen- und Kostenplanung.
• Projekt-Realisierung und -Steuerung (Projektcontrolling).
• Projektabschluss & -Evaluation.

Agiles Projektmanagement mit Scrum (Tag 2)

• Wenn “Agilität” die Lösung ist, was ist dann das Problem?
• Agiles Manifest.
• Agiles Projektmanagement mit Scrum.
• Relevante Rollen im Scrum Rahmenwerk: Product Owner, Scrum Master, Developer.
• Relevante Routinen im Scrum Rahmenwerk: Sprint Planning, Daily Scrum, Review, Retrospective.
• Relevante Scrum Artefakte: Product Backlog, Sprint Backlog, Produktinkrement.

Hybrides Projektmanagement: (Tag 3)

Traditionelles & agiles Projektmanagement sinnvoll kombinieren (z.B. Water-Scrum-Fall).

• Kombinationsmöglichkeiten der traditionellen und agilen Projektmanagement-Elemente – je nach Grad der Komplexität des Projekts (mit Leitfaden und Checklisten für die Auswahl der zu kombinierenden Elemente).
• Relevante Rollen und Phasen im hybriden Projektmanagement.
• Vorstellung eines konkreten best-practice-Beispiels aus der öffentlichen Verwaltung.
• Kritische Erfolgsfaktoren und konkrete Empfehlungen für die wirksame Projektmanagement-Einführung in der öffentlichen Verwaltung.
• Software-Empfehlungen für das hybride Projektmanagement.

Format

Live-Webinar

Dauer

3 Tage – jeweils von 09:00 – 16:30 Uhr

Zielgruppen

Alle projektverantwortlichen Führungskräfte und Mitarbeitenden im öffentlichen Dienst.
Sowohl Projektleiter:innen und Projekt-Team-Mitglieder, welche zusätzlich die agile Vorgehensweise kennenlernen und anwenden möchten als auch Product Owner und Scrum Master, die ihre Methodenkompetenz erweitern wollen.

Besonderer Mehrwert

Die Teilnehmenden haben die Möglichkeit, während des Seminars eigene Projekte einzubringen und hybrid zu bearbeiten, so dass ein persönlicher Nutzen generiert wird.

Didaktische Methoden

Interaktive Präsentation, Erfahrungsaustausch und Diskussion, Best-Practice-Praxisbeispiele, Gruppenarbeiten, Bearbeitung einer Fallstudie aus der Praxis der öffentlichen Verwaltung.

Anzahl der Teilnehmenden

12 Personen

Termin

29.-31.07.2024

Ihre Investition

€ 1.450,00 € zzgl. gesetzlicher Mehrwertsteuer

Die gesetzliche Mehrwertsteuer entfällt, wenn dem Auftraggeber die Umsatzsteuerbefreiung für berufliche Bildungsmaßnahmen nach § 4 Nr. 21 a) bb) Umsatzsteuergesetz (UStG) vorliegt.

Dieses Seminar kann auch als maßgeschneidertes Inhouse-Seminar/-Webinar durchgeführt werden. Gerne können wir für Sie eine maßgeschneiderte Inhouse-Veranstaltung mit bis zu 12 Teilnehmern vereinbaren zu besonderen Konditionen.

Trainer

David Tan

Diplom-Kaufmann und seit über 25 Jahren erfolgreich als Management-Berater und Management-Trainer tätig. Außerdem ist David Tan Professor für „agile Leadership“, agile Strategie-Umsetzung mit OKR und Change Management sowie für die Weiterbildung zum „Certified OKR Professional“🎓 an der Erasmus Hochschule (EHS) Basel verantwortlich. Seine Beratungs- und Trainings-Schwerpunkte sind: Systematische Strategie-Entwicklung, agile Strategie-Umsetzung mit OKR, traditionelles, agiles und hybrides Projekt-Management. Zertifizierter Professional Scrum Master.

Andreas Eberhardt

Organisationsentwickler und Projekt-Management Officer der Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen. Betriebswirt, Professional Scrum Master. Monday.com Core Builder Certification. Andreas Eberhardt war über 12 Jahre in der Organisationsentwicklung und im Geschäfts-Prozess-Management der Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen tätig. Ab 2019 führte er gemeinsam mit Prof. David Tan professionelles Projekt-Management (agil, traditionell, hybrid) bei der Stadtverwaltung Villingen-Schwenningen ein und ist seither im Projekt-Management-Office (PMO) zuständig für die Weiterentwicklung der Projekt-Management-Richtlinien, die Projekt-Portfolio-Verwaltung, die Betreuung der Projektverantwortlichen, die Koordination der Verwaltungsprojekte und die Ausbildung der städtischen Mitarbeitenden im Projekt-Management. Außerdem betreut Andreas Eberhardt aktuell die Einführung einer Work Management Plattform in der gesamten Verwaltung. Zudem ist er Dozent für agiles und hybrides Projekt-Management an der Erasmus Hochschule (EHS) Basel.